Gestire un hotel non è mai semplice, soprattutto quando si tratta di acquisire e coordinare prenotazioni e dati sensibili.
Per questo motivo, sono sempre più numerosi gli albergatori che decidono di avvalersi di un supporto in grado di memorizzare informazioni, organizzare le prenotazioni e, aspetto non indifferente, elaborare analisi e report.
Un PMS, ovvero un Property Management System, è un programma applicativo che consente al personale alberghiero di gestire tutte le operazioni di booking, check-in, check-out, reporting e pagamenti.
Si tratta di un vero e proprio investimento: mentre il front office attinge velocemente a una grande quantità di dati, la direzione può elaborare programmi strategici per prevedere e massimizzare i risultati.
Il tutto anche contemporaneamente, tramite più gestionali e con collegamenti personalizzabili e gestibili anche da remoto.
Scegliere il PMS giusto
Per prima cosa, si consiglia di optare per un sistema facilmente integrabile e collegabile su tutti i dispositivi già presenti in albergo: una soluzione ottimale, per lavorare con più operatori addetti al check-in e al check-out.
Ulteriore elemento critico è l’efficacia del PMS: il sistema deve essere in grado di gestire tutte le attività in maniera ottimale, per massimizzare il rendimento e sollevare il personale da
operazioni realizzabili automaticamente.
In questo senso, un Property Management System in grado di offrire un ottimo servizio è sicuramente Virgil, poiché opera direttamente online e controlla in modo totale tutto il processo di booking.
Ciò significa che tutti i dispositivi già presenti in hotel e collegabili ad internet possono accedere alle informazioni del sistema con rapidità e sicurezza.
Il coordinamento delle prenotazioni avviene in maniera controllata, pertanto il sistema consente di personalizzare i preventivi e le operazioni di booking, evitando spiacevoli inconvenienti.
Ulteriore elemento di forza di Virgil è la possibilità di gestire da remoto tutti i movimenti, oltre che elaborare statistiche e storici a partire dai quali il Management può avviare operazioni di correzione e piani strategici di crescita.
Rapporto Qualità-Prezzo
Un ultimo fattore da considerare è il costo e il supporto tecnico del prodotto.
Si consiglia di optare per un sistema di qualità, personalizzabile e duraturo: si tratta di un investimento, pertanto la scelta basata esclusivamente sul prezzo più basso può rivelarsi pericolosa.
Inoltre, è fondamentale potersi avvalere di supporto tecnico in caso di problemi che, si sa, possono verificarsi in qualsiasi momento.
Anche in questo caso, il software Virgil è sicuramente un ottimo alleato: è possibile scegliere tra diversi pacchetti, adattabili in base alle esigenze alberghiere, con formazione iniziale e assistenza tecnica garantite.
Nel complesso, la difficoltà maggiore riscontrabile con l’integrazione di un buon PMS, è quella legata alla scelta dello stesso, poiché un investimento sbagliato può comportare un’inutile perdita di tempo e di denaro.
Superata la fase iniziale, la formazione del personale e l’integrazione del sistema consentiranno di semplificare nettamente tutte le attività organizzative, migliorando la gestione e il rendimento di tutto l’hotel.